HUB - Como Funciona o Processo de Implantação

A implantação é a etapa em que transformamos o planejamento em realidade, garantindo que você possa utilizar nossa solução com eficiência e segurança. Nosso objetivo é que todo o processo seja claro, organizado e sem surpresas, para isso, estamos desenvolvendo este artigo para te guiar em todo este processo.

Etapas de implantação

Nosso processo de implantação envolve 5 etapas, sendo essas:

1. Configuração do ambiente
2. Cadastro de produtos
3. Importação e mapeamento de anúncios
4. Vendas e homologação assistida
5. Finalização do projeto

Cada etapa será descrita com mais detalhes no decorrer desse artigo.

Todos os nossos projetos, se iniciam com uma reunião de kick-off que poderá ser marcada através da agenda abaixo:

Agenda do time de projetos

Nessa reunião, nossa equipe vai compreender a fundo suas necessidades e objetivos, coletando de informações sobre seu negócio e analisando os processos atuais para definição de escopo do projeto e prazos.

Com o escopo definido, é iniciado implantação conforme fases informadas anteriormente, porém para a virada (fase 4), precisamos de algumas atividades e que algumas parametrizações estejam realizadas por parte do Seller:

• Configuração de parametrizações fiscais na OMIE.

1 - Configuração do ambiente

Nesta etapa, preparamos um ambiente específico para sua empresa, integrando com o seu ERP.

Para isso, precisamos de um acesso de administrador ao ERP do cliente para que consigamos realizar a integração da nossa ferramenta com alguns recursos, como integração de estoque, envio de pedidos para emissão da nota fiscal, entre outros.

Responsabilidades Weesu:

• Criar um grupo no Whatsapp para acompanhamento de todos envolvidos no projeto;
• Realizar a configuração da base para para acesso aos usuários;
• Criação de um usuário administrador para acesso do cliente.

Responsabilidades do Seller:

• Liberar um acesso de administrador para a equipe de implantação ao seu ERP.

2 - Cadastro de produtos

Com o ambiente configurado, marcamos uma reunião de inicialização, o objetivo dessa reunião é apresentar as primeiras funcionalidades do Weesu HUB, e realizar um treinamento de cadastro de produtos.

Para a etapa, é importante o Seller já estar com o sistema instalado em sua máquina, para isso dispomos das documentações abaixo:

Documentação - Como instalar o HUB 

Documentação - Como atualizar o HUB 

O objetivo dessa etapa será preparar o ambiente para a importação dos anúncios que ocorrerá no passo 3. Os anúncios só serão importados, caso o cadastro de produtos tenha sido realizado corretamente.

Existe a possibilidade de importação de cadastro de produtos do ERP (Tiny ou OMIE), porém não recomendamos pois quando o cadastro do produto vem do ERP, ele vem com informações genéricas com foco na emissão da nota fiscal. Nosso cadastro de produto tem foco no anúncio, aumentando a quantidade de conversões.

Um anúncio bem estruturado, com título claro, boas imagens, ficha técnica, descrição completa e categorização correta, tende a ter mais visibilidade e potencial de conversão na plataforma.

Atenção: O tempo de duração dessa etapa pode variar dependendo da quantidade de SKUs do Seller.

Responsabilidades Weesu:

• Apresentar a ferramenta demonstrando de maneira geral o funcionamento;
• Treinar o Seller para que ele consiga realizar o cadastro de produtos
  Artigos relacionados: Documentação - Manutenção de produtos;
• Importar o cadastro de produtos do ERP (se aplicável e quando necessário).

Responsabilidades do Seller:

• Realizar e revisar o cadastro de todos os produtos simples;
• Cadastrar as variações de produtos (se aplicável);
• Cadastrar os kits de produtos.

3 - Importação e mapeamento de anúncios

Com o cadastro de produtos completo, realizamos a importação de todos os anúncios existentes nas plataformas, porém, esses anúncios vão vir sem os produtos vinculados.

Para se preparar para a próxima etapa, que seria a virada do sistema, temos de realizar esses vínculos, pois cada vez que cai uma venda de um anúncio, temos de enviar as informações dos produtos a serem faturados para o ERP.

Para a importação dos anúncios, é necessário a autenticação das contas dos marketplaces com o Weesu HUB.

A autenticação de conta de marketplace é o processo de conectar e validar o acesso seguro entre sua conta do HUB e a plataforma do marketplace.

Ela garante que apenas você possa gerenciar anúncios, pedidos e dados da sua loja.

Este processo deve ser realizado pela equipe da Weesu em conjunto com o responsável pela conta do Serller no marketplace.

Nessa etapa, é realizada mais uma reunião com gerente de projetos, onde ele irá passar todos os dados de como é realizado o mapeamento dos anúncios.

Caso ainda sim tenha alguma dúvida, temos a documentação abaixo para apoio

Documentação - Como vincular um anúncio a um produto.

Responsabilidades Weesu:

• Realizar a autenticação das contas dos marketplaces do Seller;
• Realizar a importação dos anúncios que estão na plataforma.

Responsabilidades do Seller:

• Realizar a autenticação das contas dos marketplaces em conjunto com a Weesu;
• Realizar o mapeamento dos anúncios com os produtos.

4 - Virada do sistema

Após a finalização do mapeamento dos anúncios, podemos iniciar o processo de virada do sistema, essa é a etapa mais importante do projeto, pois será um marco onde todas as vendas terão entrada pelo HUB.

Neste momento é realizado uma reunião com toda a equipe de projetos e com os usuários chave do Seller, para treina-los em como proceder em cada venda.

Caso ainda tenham dúvidas após a reunião, temos a documentação de apoio abaixo:

Documentação - Gerenciar vendas no HUB

Documentação - Falhas de pedidos de venda, e como resolvê-las 

O Seller terá suporte prioritário durante 15 dias após a virada, que será comunicado pelo gerente de projetos responsável.

Responsabilidades Weesu:

• Realizar a parametrização para que as vendas passem a cair no HUB.
• Treinamento do cliente de como proceder após cada venda

Responsabilidades do Seller:

• Estar disponível com todos os usuários chaves para o treinamento.

5 - Finalização do projeto

Após os 15 dias da virada, é realizado uma reunião para encerramento oficial do projeto, neste momento é coletado feedbacks e primeira impressões do sistema.

A partir dessa reunião, todos os atendimentos serão realizados pelo canal oficial do time de suporte que será passado pela equipe de projetos.